Справочная информация

Кто должен работать с электронными транспортными
накладными Пока обязанности использовать электронную транспортную накладную
нет ни у кого. Присоединиться к проекту можно на добровольной
основе. Обязательный переход с 1 января 2023 года. Это должны сделать
логистические, экспедиционные, транспортные компании,
грузоотправители и грузополучатели — как ИП, так и компании. При этом лучше не тянуть до последнего, а подключиться к системе уже
сейчас, пока есть время наладить бизнес-процессы, в том числе
электронный документооборот, и обучить сотрудников. Как обмениваться электронными транспортными накладными Чтобы обмениваться перевозочными документами в электронном
формате, нужно подключиться к ГИС ЭПД — единой федеральной
информационной системе. Она обеспечивает формирование,
получение, обработку, обмен и хранение электронных документов.
Также контролирующие органы могут в любой момент получить оттуда
информацию о перевозках. В общем виде схема обмена электронными транспортными
накладными выглядит так: Грузоотправитель составил документ, загрузил его в ГИС ЭПД через
оператора — грузополучатель видит, что груз пошел к нему. Грузополучатель подписывает ЭТрН своей электронной подписью,
подтверждая приемку груза. Грузоотправитель видит, что товар принят. В итоге у всех участников есть транспортная накладная с нужными
подписями. Чтобы перейти на цифровой формат документа нужно:
  1. Подключиться к оператору ЭДО, который будет обрабатывать и
    передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД и использовать электронную
    транспортную накладную. Кроме
    того, потребуется выбрать решение оператора для обмена документами:
    облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учетными
    системами компании. Минтранс сформирует реестр операторов,
    которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД, пока такого списка нет.
 Для обмена документами по ЭДО отлично подходит сервис МойСклад:
у него есть интеграции с популярными операторами: Такском, 1С:
Клиент ЭДО и другими. Данные импортируются за несколько кликов,
переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.
  1. Заключить соглашение об обмене электронными документами.
    Потребуется два договора: первый — между транспортной компанией и
    водителем, второй — между грузоотправителем, транспортной
    компанией и грузополучателем. В соглашениях нужно описать процесс
    обмена документами: кто и когда их подписывает, кто проверяет. Также
    следует указать процесс взаимодействия с экспедитором и
    перевозчиком. Не лишним будет отметить, кто из сотрудников
    обладает правом подписи, какие обязанности в обмене выполняет
    менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.
  1. Обмен электронными перевозочными документами, в том числе
    и транспортной накладной, возможен только при согласии обеих сторон.
  1. Приобрести квалифицированную электронную подпись для
    сотрудников, которые отвечают за отгрузку и приемку грузов.
    Например, это может быть кладовщик или менеджер по логистике.
  1. Проверить наличие необходимой техники. Так, водителям
    потребуются смартфоны, на которых надо установить мобильные
    клиенты ЭДО. Кроме того, так как груз отправляют со склада и
    складским работникам нужно фиксировать отгрузку, им тоже
    потребуются планшеты или ноутбуки с доступом к платформе
    оператора ЭДО.
  1. Обучить сотрудников новым процессам.
 На главную